Politika zasebnosti

1. Namen politike zasebnosti

V družbah Elementum d.o.o. in Elementum-AG d.o.o. (v nadaljevanju skupaj: Elementum) spoštujemo pravico posameznika do zasebnosti in se zavedamo pomena odgovornega, zakonitega ter preglednega ravnanja z osebnimi podatki.

Namen te Politike zasebnosti je posameznikom na jasen, razumljiv in pregleden način pojasniti:

• katere osebne podatke zbiramo,

• na kakšen način jih zbiramo,

• za katere namene jih uporabljamo,

• na katerih pravnih podlagah jih obdelujemo,

• kako dolgo jih hranimo,

• komu jih lahko posredujemo,

• kako jih varujemo,

• ter katere pravice imajo posamezniki v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov.

Elementum osebne podatke obdeluje izključno v obsegu, ki je potreben za izvajanje svojih dejavnosti, zagotavljanje kakovostnih storitev, izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti ter uresničevanje zakonitih poslovnih interesov, pri čemer ves čas zagotavlja visoko raven varstva osebnih podatkov.

Ta Politika zasebnosti velja za vse posameznike, katerih osebne podatke obdeluje Elementum, zlasti za obiskovalce spletnih strani, uporabnike spletnih storitev, udeležence seminarjev, webinarjev in izobraževanj Elementum Akademije, naročnike e-novic, poslovne partnerje, kupce plemenitih kovin, potencialne stranke ter druge posameznike, ki z Elementumom stopijo v stik ali uporabljajo njegove storitve.

Pri obdelavi osebnih podatkov Elementum ravna skladno z veljavno zakonodajo Republike Slovenije, Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) ter drugo zakonodajo, ki ureja posamezna področja poslovanja, vključno s predpisi s področja preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma.

Zaupanje predstavlja eno temeljnih vrednot družbe Elementum. Tako kot pri upravljanju premoženja naših strank stremimo k dolgoročni varnosti, odgovornosti in preglednosti, enaka načela dosledno uporabljamo tudi pri obdelavi in varovanju osebnih podatkov.

2. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavca osebnih podatkov sta:

Elementum d.o.o.
Poslovna cona A35
SI-4208 Šenčur
Slovenija
Matična številka: 2229765
ID za DDV: SI87644363
Elektronski naslov: [email protected]
Telefon: +386 4 279 1990

in

Elementum - Ag d.o.o.
Poslovna cona A35
SI-4208 Šenčur
Slovenija
Matična številka: 2290375
ID za DDV: SI30566371
Elektronski naslov: [email protected]
Telefon: +386 4 279 1990

(v nadaljevanju skupaj: Elementum).

Elementum d.o.o. in Elementum - Ag d.o.o. sta samostojni gospodarski družbi, ki pri opravljanju svojih dejavnosti obdelujeta osebne podatke v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

Odvisno od vrste storitve, pogodbenega razmerja ali namena obdelave lahko kot upravljavec osebnih podatkov nastopa ena od družb ali obe družbi, kadar je to potrebno za izvajanje storitev, izpolnjevanje pogodbenih oziroma zakonskih obveznosti ali organizacijo skupnega poslovanja.

Pred začetkom posameznega poslovnega razmerja je posameznik vedno seznanjen s tem, katera družba nastopa kot pogodbena stranka oziroma upravljavec njegovih osebnih podatkov.

V primeru vprašanj glede obdelave osebnih podatkov ali uveljavljanja pravic iz te Politike zasebnosti se lahko posameznik obrne na:

E-pošta: [email protected] ali pisno na naslov sedeža ene izmed navedenih družb.

2.1 Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO).

Družbi Elementum d.o.o. in Elementum-AG d.o.o. v skladu z določbami 37. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) nista dolžni imenovati pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO). Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov se lahko posamezniki obrnejo na elektronski naslov [email protected].

3. Področje uporabe

Ta Politika zasebnosti velja za vse obdelave osebnih podatkov, ki jih izvajata družbi Elementum d.o.o. in Elementum-AG d.o.o. pri opravljanju svojih dejavnosti, ne glede na to, ali se osebni podatki zbirajo v fizični ali elektronski obliki.

Politika velja zlasti za obdelavo osebnih podatkov v okviru:

• uporabe spletnih strani in drugih digitalnih storitev Elementuma,

• oddaje povpraševanj in komunikacije preko kontaktnih obrazcev,

• prijav na e-novice (newsletter),

• prijav na webinarje, seminarje, delavnice, konference in druge dogodke,

• prijav ter sodelovanja v programih Elementum Akademije,

• nakupa, prodaje, hrambe in drugih storitev, povezanih s plemenitimi kovinami,

• izvajanja postopkov identifikacije strank ter drugih zakonsko predpisanih postopkov skladno s predpisi o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC),

• sklepanja in izvajanja pogodb,

• poslovnega sodelovanja s poslovnimi partnerji,

• komunikacije po elektronski pošti, telefonu ali drugih komunikacijskih kanalih,

• sodelovanja v anketah, raziskavah in drugih oblikah zbiranja povratnih informacij,

• drugih primerov, ko posameznik prostovoljno posreduje svoje osebne podatke ali kadar je njihova obdelava potrebna za izvajanje zakonitih dejavnosti Elementuma.

Ta Politika zasebnosti velja za vse posameznike, katerih osebne podatke obdeluje Elementum, ne glede na to, ali nastopajo kot obiskovalci spletnih strani, potencialne ali obstoječe stranke, udeleženci izobraževanj, webinarjev ali seminarjev, poslovni partnerji, zakoniti zastopniki pravnih oseb, pooblaščene osebe, kandidati za zaposlitev ali druge osebe, ki z Elementumom stopijo v stik.

Posamezne storitve, aplikacije ali dogodki lahko vsebujejo dodatna obvestila glede obdelave osebnih podatkov, kadar je to potrebno zaradi njihove narave ali posebnih zakonskih zahtev. Takšna obvestila dopolnjujejo to Politiko zasebnosti in imajo v primeru posebnih okoliščin prednost glede obdelav, na katere se nanašajo.

Ta Politika zasebnosti ne velja za spletne strani, aplikacije ali storitve tretjih oseb, do katerih lahko uporabniki dostopajo preko povezav na spletnih straneh Elementuma. Za obdelavo osebnih podatkov na teh spletnih mestih veljajo politike zasebnosti njihovih upravljavcev, zato Elementum uporabnikom priporoča, da se z njimi seznanijo pred uporabo takšnih storitev.

4. Katere osebne podatke zbiramo

Elementum zbira in obdeluje le tiste osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje svojih storitev, izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti ter uresničevanje zakonitih interesov podjetja.

Vrsta osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, je odvisna od namena posamezne storitve oziroma poslovnega razmerja.

4.1 Identifikacijski podatki

Med identifikacijske podatke sodijo predvsem: ime in priimek, naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča, datum rojstva, državljanstvo, davčna številka oziroma drug identifikacijski podatek, kadar to zahteva zakon, EMŠO oziroma drug identifikacijski podatek, kadar to zahteva zakon, številka osebnega dokumenta ter drugi podatki, potrebni za identifikacijo posameznika v primerih, ki jih določa zakon.

4.2 Kontaktni podatki

Obdelujemo lahko: naslov elektronske pošte, telefonsko številko, naslov za dostavo oziroma korespondenco, druge kontaktne podatke, ki nam jih posameznik prostovoljno posreduje.

4.3 Podatki o uporabi storitev

Odvisno od vrste storitve lahko obdelujemo tudi: podatke o prijavah na seminarje, webinarje in dogodke, podatke o prijavah v Elementum Akademijo, podatke o opravljenih izobraževanjih, zgodovino komunikacije, oddana vprašanja, povratne informacije, ankete, podatke o naročilih, podatke o pogodbah, podatke o opravljenih storitvah.

4.4 Finančni in transakcijski podatki

Kadar posameznik uporablja storitve Elementuma, lahko obdelujemo tudi: podatke o naročilih, podatke o plačilih, številke računov, podatke o izdanih računih, podatke o dobavah, podatke o nakupih in prodajah plemenitih kovin, podatke o pogodbenem razmerju.

4.5 Podatki za izvajanje zakonskih obveznosti (AML/KYC)

Če to zahtevajo veljavni predpisi s področja preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, lahko obdelujemo tudi: podatke iz osebnih identifikacijskih dokumentov, fotografijo oziroma kopijo osebnega dokumenta, podatke o preverjanju identitete, podatke o dejanskem lastništvu, podatke o politično izpostavljenih osebah (PEP), podatke o izvoru sredstev oziroma premoženja, druge podatke, katerih zbiranje in hrambo določa zakon.

4.6 Tehnični podatki

Ob obisku spletnih strani se lahko samodejno zbirajo tudi: IP naslov, datum in čas obiska, vrsta naprave, vrsta operacijskega sistema, vrsta in različica spletnega brskalnika, jezikovne nastavitve, podatki o uporabi spletnih strani, podatki, zbrani preko piškotkov in podobnih tehnologij.

Podrobnejše informacije so opisane v poglavju o piškotkih.

4.7 Komunikacijski podatki

Če posameznik stopi v stik z Elementumom po elektronski pošti, telefonu, preko kontaktnega obrazca ali drugih komunikacijskih kanalov, lahko obdelujemo: vsebino sporočil, datum in čas komunikacije, kontaktne podatke, morebitne priloge, podatke o nadaljnji komunikaciji.

4.8 Fotografije in video posnetki

Na seminarjih, konferencah, webinarjih in drugih dogodkih lahko nastanejo fotografije ali video posnetki za namene dokumentiranja dogodkov, promocije dejavnosti Elementuma ali obveščanja javnosti, kadar je takšna obdelava skladna z veljavno zakonodajo.

Posamezniki so o morebitnem fotografiranju oziroma snemanju ustrezno obveščeni pred začetkom dogodka.

4.9 Podatki, ki jih posameznik posreduje prostovoljno

Elementum lahko obdeluje tudi druge osebne podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje pri komunikaciji, prijavah na dogodke, izpolnjevanju obrazcev ali v okviru poslovnega sodelovanja.

Posameznik naj Elementumu posreduje le tiste osebne podatke, ki so potrebni za obravnavo njegovega povpraševanja ali za izvajanje posamezne storitve.

Elementum zavestno ne zbira posebnih vrst osebnih podatkov (npr. podatkov o zdravstvenem stanju, verskem ali političnem prepričanju, biometričnih podatkov ali drugih občutljivih osebnih podatkov), razen kadar je to izrecno zahtevano z veljavno zakonodajo ali jih posameznik prostovoljno posreduje za določen namen, pri čemer se takšni podatki obdelujejo le v obsegu in za čas, ki je nujno potreben za dosego tega namena.

Osebne podatke lahko Elementum pridobi tudi ob osebnem stiku na seminarjih, konferencah, sejmih, poslovnih srečanjih in drugih dogodkih, kadar posameznik prostovoljno izpolni prijavni obrazec, odda svojo vizitko, zaprosi za dodatne informacije ali izrazi interes za storitve oziroma produkte Elementuma.

5. Načini zbiranja osebnih podatkov

Elementum osebne podatke zbira izključno na zakonit, pošten in pregleden način ter le v obsegu, ki je potreben za dosego posameznega namena obdelave. Pri zbiranju osebnih podatkov spoštujemo načelo najmanjšega obsega podatkov, kar pomeni, da zbiramo le tiste podatke, ki so nujno potrebni za izvajanje naših storitev, izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti ali za uresničevanje zakonitih interesov družbe.

Osebni podatki se praviloma zbirajo neposredno od posameznika. V določenih primerih jih lahko pridobimo tudi od tretjih oseb ali iz javno dostopnih virov, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga.

5.1 Neposredno od posameznika

Elementum osebne podatke najpogosteje pridobi neposredno od posameznika, kadar ta:

• izpolni kontaktni obrazec na spletni strani;

• pošlje povpraševanje ali drugo elektronsko sporočilo;

• stopi v stik z nami po telefonu;

• se prijavi na seminar, webinar, konferenco ali drug dogodek;

• se prijavi v programe Elementum Akademije;

• odda naročilo ali povpraševanje za nakup oziroma prodajo plemenitih kovin;

• sklene pogodbo z Elementumom;

• naroči prejemanje e-novic;

• sodeluje v anketah, raziskavah ali drugih oblikah zbiranja povratnih informacij;

• nam osebne podatke posreduje osebno ali preko drugih komunikacijskih poti.

5.2 Ob uporabi spletnih strani

Ob obisku spletnih strani Elementuma se določeni tehnični podatki zbirajo samodejno z uporabo piškotkov in podobnih tehnologij. Ti podatki omogočajo varno delovanje spletnih strani, izboljšanje uporabniške izkušnje, analizo obiska ter druge funkcionalnosti, za katere je uporabnik podal ustrezno privolitev, kadar je ta potrebna.

Podrobnejše informacije so navedene v poglavju Piškotki.

5.3 Pri izvajanju pogodbenega razmerja

Kadar posameznik uporablja storitve Elementuma ali sklene pogodbeno razmerje, zbiramo osebne podatke, ki so potrebni za pripravo ponudb, sklepanje in izvajanje pogodb, izdajo računov, organizacijo dostave, izvajanje poprodajnih storitev, komunikacijo s stranko ter izpolnjevanje drugih pogodbenih obveznosti.

5.4 Zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti

V primerih, ko to zahtevajo veljavni predpisi, Elementum zbira in obdeluje osebne podatke zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, zlasti na področju:

• preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC),

• davčne in računovodske zakonodaje,

• drugih predpisov, ki urejajo poslovanje družbe.

5.5 Od tretjih oseb

V posameznih primerih lahko Elementum osebne podatke pridobi tudi od tretjih oseb, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga. Takšne tretje osebe so lahko zlasti:

• pooblaščeni zastopniki posameznika,

• poslovni partnerji,

• javni registri in uradne evidence,

• pristojni državni organi,

• druge osebe ali organizacije, kadar to dovoljuje zakon ali kadar je posameznik za to podal ustrezno privolitev.

5.6 Na poslovnih dogodkih

Elementum osebne podatke lahko zbira tudi na seminarjih, konferencah, sejmih, predstavitvah, poslovnih srečanjih in drugih dogodkih, kadar posameznik prostovoljno izpolni prijavni obrazec, odda svojo vizitko, zaprosi za dodatne informacije ali izrazi interes za storitve oziroma produkte Elementuma.

5.7 Iz javno dostopnih virov

Kadar je to potrebno za izvajanje zakonitih poslovnih aktivnosti ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti, lahko Elementum uporablja tudi osebne podatke, ki so zakonito objavljeni v javno dostopnih evidencah, registrih ali drugih javnih virih.

Elementum si prizadeva zagotavljati, da so vsi zbrani osebni podatki točni, ažurni in ustrezni glede na namen njihove obdelave. Posameznike zato prosimo, da nas o vsaki spremembi svojih osebnih podatkov pravočasno obvestijo, da lahko zagotovimo pravilnost in ažurnost evidenc.

6. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Elementum osebne podatke obdeluje le, kadar za to obstaja ena ali več pravnih podlag, določenih v členu 6 Splošne uredbe (EU) 2016/679 o varstvu podatkov (GDPR), ter kadar je obdelava skladna z veljavno zakonodajo Republike Slovenije.

Odvisno od namena obdelave se osebni podatki obdelujejo na naslednjih pravnih podlagah:

6.1 Izvajanje pogodbe

Osebni podatki se obdelujejo, kadar je obdelava potrebna za sklenitev ali izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, ali za izvedbo ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

Ta pravna podlaga se uporablja zlasti pri:

• pripravi ponudb,

• sklepanju pogodb,

• nakupu in prodaji plemenitih kovin,

• izvajanju storitev,

• organizaciji dostave,

• izdaji računov,

• izvajanju poprodajnih storitev,

• komunikaciji s strankami glede pogodbenega razmerja.

6.2 Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Elementum osebne podatke obdeluje tudi, kadar to zahtevajo veljavni predpisi Republike Slovenije ali Evropske unije.

To velja predvsem za obdelavo osebnih podatkov zaradi:

• preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC),

• davčne in računovodske zakonodaje,

• drugih predpisov, ki urejajo poslovanje družbe.

6.3 Privolitev posameznika

Kadar za posamezno obdelavo ni druge ustrezne pravne podlage, Elementum osebne podatke obdeluje na podlagi prostovoljne, konkretne, informirane in nedvoumne privolitve posameznika.

Privolitev se lahko nanaša zlasti na:

• prejemanje e-novic,

• obveščanje o seminarjih, webinarjih in drugih dogodkih,

• pošiljanje marketinških vsebin,

• uporabo določenih vrst piškotkov,

• druge primere, kadar zakon zahteva privolitev.

Posameznik lahko svojo privolitev kadar koli prekliče. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila izvedena pred preklicem.

6.4 Zakoniti interesi

Elementum lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi svojih zakonitih interesov, kadar ti ne prevladajo nad interesi ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika.

Takšna obdelava lahko vključuje predvsem:

• zagotavljanje informacijske in omrežne varnosti,

• preprečevanje zlorab, goljufij in drugih protipravnih ravnanj,

• zaščito oseb, premoženja in poslovanja,

• uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,

• izboljševanje kakovosti storitev,

• vodenje poslovne komunikacije s strankami in poslovnimi partnerji,

• izvajanje notranjih analiz in statističnih pregledov, kadar ti ne posegajo nesorazmerno v zasebnost posameznika.

Pred uporabo te pravne podlage Elementum vedno opravi presojo zakonitega interesa ter zagotovi, da pravice posameznikov niso nesorazmerno omejene.

6.5 Zaščita življenjskih interesov

V izjemnih primerih lahko Elementum osebne podatke obdeluje tudi, kadar je to potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika ali druge fizične osebe, če takšno obdelavo dopušča veljavna zakonodaja.

6.6 Izvajanje nalog v javnem interesu

Če bi Elementum v posameznih primerih izvajal naloge, ki jih določa zakon ali drug predpis v javnem interesu ali pri izvrševanju javne oblasti, bi osebne podatke obdeloval tudi na tej pravni podlagi.

Zaključna določba

Za vsako posamezno obdelavo osebnih podatkov Elementum uporablja tisto pravno podlago, ki je glede na namen obdelave najprimernejša in jo določa veljavna zakonodaja. Če se namen obdelave spremeni, Elementum preveri obstoj ustrezne pravne podlage in posamezniku, kadar je to potrebno, zagotovi dodatne informacije.

7. Nameni obdelave osebnih podatkov

Elementum osebne podatke obdeluje izključno za določene, izrecne in zakonite namene. Osebni podatki se ne obdelujejo na način, ki bi bil nezdružljiv z namenom, zaradi katerega so bili zbrani, razen če tako določa zakon ali če posameznik za novo obdelavo poda ustrezno privolitev.

Obseg obdelave osebnih podatkov je vedno omejen na tiste podatke, ki so potrebni za dosego posameznega namena.

Elementum osebne podatke obdeluje predvsem za naslednje namene:

7.1 Izvajanje storitev in pogodbenih razmerij

Za pripravo ponudb, sklepanje pogodb, izvajanje naročil, prodajo in odkup plemenitih kovin, organizacijo dostave, izdajo računov, poprodajne storitve ter drugo komunikacijo, potrebno za izvajanje pogodbenega razmerja.

7.2 Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Za izvajanje obveznosti, ki jih določajo veljavni predpisi Republike Slovenije in Evropske unije, zlasti na področju:

• preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC),

• davčne zakonodaje,

• računovodskih predpisov,

• drugih zakonskih obveznosti.

7.3 Komunikacija s posamezniki

Za odgovarjanje na vprašanja, pripravo ponudb, obravnavo povpraševanj, izvajanje podpore uporabnikom ter drugo poslovno komunikacijo.

7.4 Organizacija seminarjev, webinarjev in dogodkov

Za prijavo udeležencev, organizacijo izvedbe, obveščanje o spremembah, pripravo gradiv, izdajo potrdil o udeležbi ter izvedbo vseh aktivnosti, povezanih z organizacijo dogodkov.

7.5 Izvajanje programov Elementum Akademije

Za izvajanje izobraževalnih programov, omogočanje dostopa do vsebin, vodenje evidenc o prijavah in udeležbi, pripravo učnih gradiv, spremljanje napredka ter izdajo potrdil oziroma certifikatov, kadar je to predvideno.

7.6 Pošiljanje e-novic in strokovnih vsebin

Na podlagi privolitve posameznika ali druge ustrezne pravne podlage lahko Elementum posameznike obvešča o:

• novostih,

• strokovnih člankih,

• aktualnih razmerah na finančnih trgih,

• spremembah na trgu plemenitih kovin,

• seminarjih,

• webinarjih,

• izobraževanjih,

• posebnih ponudbah,

• drugih vsebinah, povezanih z dejavnostjo Elementuma.

Posameznik lahko prejemanje takšnih obvestil kadar koli odjavi.

7.7 Izboljševanje storitev

Za analizo zadovoljstva uporabnikov, pripravo statistik, izvajanje anket, izboljševanje kakovosti storitev, razvoj novih storitev ter optimizacijo poslovnih procesov.

Kadar je mogoče, se za te namene uporabljajo agregirani ali anonimizirani podatki.

7.8 Zagotavljanje varnosti

Za zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov, zaščito uporabniških računov, preprečevanje goljufij, odkrivanje zlorab, zaščito premoženja ter uveljavljanje in obrambo pravnih zahtevkov.

7.9 Izvajanje zakonitih poslovnih interesov

Za učinkovito organizacijo poslovanja, upravljanje odnosov s strankami in poslovnimi partnerji, administrativne postopke, notranje poročanje, revizije, upravljanje tveganj ter druge zakonite poslovne namene, kadar takšna obdelava ne posega nesorazmerno v pravice posameznika.

7.10 Izpolnjevanje drugih namenov

Če Elementum osebne podatke želi uporabiti za namen, ki ni združljiv z namenom, zaradi katerega so bili podatki prvotno zbrani, bo posameznika pred takšno obdelavo ustrezno obvestil ter, kadar je to potrebno, pridobil njegovo privolitev ali zagotovil drugo ustrezno pravno podlago.

8. Kontaktni obrazci

Na spletnih straneh Elementuma lahko uporabniki preko kontaktnih obrazcev oddajo povpraševanje, zaprosijo za dodatne informacije, naročijo strokovni posvet ali vzpostavijo stik z družbo iz drugih razlogov.

Ob oddaji kontaktnega obrazca lahko Elementum obdeluje naslednje osebne podatke: ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko (če jo posameznik navede), naziv podjetja (če ga posameznik navede), vsebino sporočila, datum in čas oddaje obrazca, druge podatke, ki jih posameznik prostovoljno vnese v obrazec.

Osebni podatki se obdelujejo z namenom:odgovora na vprašanje ali povpraševanje, priprave ponudbe, organizacije sestanka ali svetovanja, vzpostavitve poslovnega sodelovanja, izvajanja aktivnosti pred sklenitvijo pogodbe, zagotavljanja kakovostne komunikacije s posameznikom.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe oziroma zakoniti interes Elementuma za učinkovito poslovno komunikacijo. Če posameznik poda soglasje za prejemanje dodatnih informacij ali e-novic, se podatki za ta namen obdelujejo na podlagi njegove privolitve.

Posredovanje osebnih podatkov preko kontaktnega obrazca je prostovoljno. Če posameznik ne posreduje podatkov, označenih kot obvezni, Elementum njegovega povpraševanja morda ne bo mogel ustrezno obravnavati ali nanj odgovoriti.

Osebni podatki, zbrani preko kontaktnih obrazcev, se hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za obravnavo povpraševanja oziroma za namen, zaradi katerega so bili zbrani, razen kadar daljše obdobje hrambe določajo veljavni predpisi ali kadar pride do sklenitve pogodbenega razmerja.

Če posameznik preko kontaktnega obrazca izrazi interes za določeno storitev ali produkt Elementuma, se lahko njegovi osebni podatki uporabijo tudi za pripravo individualne ponudbe, organizacijo sestanka ali nadaljnjo komunikacijo v zvezi z izraženim interesom. Takšna komunikacija se ne šteje za neposredno trženje, temveč za obravnavo povpraševanja posameznika.

9. Pošiljanje e-novic in drugih elektronskih obvestil

Elementum posameznikom omogoča prostovoljno prijavo na prejemanje e-novic, preko katerih obvešča o svojih storitvah, strokovnih vsebinah, izobraževanjih, seminarjih, webinarjih, dogodkih, novostih na področju plemenitih kovin, finančne pismenosti ter drugih vsebinah, povezanih z dejavnostjo družbe.

Za namen pošiljanja e-novic Elementum praviloma obdeluje naslednje osebne podatke:

• ime in priimek, elektronski naslov, jezik komunikacije (če je izbran), podatke o podani privolitvi, podatke o prijavi in odjavi, podatke o odprtju sporočil in klikih na povezave, kadar se takšna analitika uporablja in je zanjo podana ustrezna pravna podlaga.

Pravna podlaga za pošiljanje e-novic je privolitev posameznika, razen kadar veljavna zakonodaja dovoljuje pošiljanje obvestil na drugi pravni podlagi.

Privolitev je prostovoljna in jo lahko posameznik kadar koli prekliče brez vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov pred preklicem. Od prejemanja e-novic se lahko posameznik odjavi s klikom na povezavo »Odjava«, ki je vključena v vsakem elektronskem sporočilu, ali s pisno zahtevo na elektronski naslov [email protected].

Elementum osebnih podatkov, zbranih za namen pošiljanja e-novic, ne uporablja za druge namene, ki niso združljivi z namenom, zaradi katerega je posameznik podal svojo privolitev.

E-novice lahko vsebujejo strokovne članke, analize finančnih trgov, informacije o gibanju cen plemenitih kovin, napovedi izobraževanj, vabila na dogodke, predstavitve novih storitev ter druge vsebine, za katere Elementum ocenjuje, da bi lahko bile za posameznike koristne in relevantne.

10. Organizacija in izvedba webinarjev

Elementum organizira in izvaja spletna izobraževanja, strokovna predavanja, predstavitve ter druge spletne dogodke (v nadaljevanju: webinarji), namenjene izobraževanju, obveščanju in predstavitvi svojih storitev.

Za namen organizacije in izvedbe webinarjev lahko Elementum obdeluje naslednje osebne podatke: ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko (če je potrebna za organizacijo dogodka), naziv podjetja oziroma organizacije (če ga posameznik navede), podatke o prijavi na webinar, podatke o udeležbi, vprašanja oziroma komentarje, ki jih udeleženec prostovoljno posreduje med webinarjem, druge podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje v okviru sodelovanja.

Osebni podatki se obdelujejo z namenom: organizacije in izvedbe webinarja, pošiljanja povezave za dostop, obveščanja o morebitnih spremembah termina ali izvedbe, zagotavljanja tehnične podpore, priprave gradiv, odgovarjanja na vprašanja udeležencev, izvedbe nadaljnje komunikacije, povezane z vsebino webinarja, izboljševanja kakovosti prihodnjih webinarjev.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe, izvajanje pogodbenega razmerja, zakoniti interes Elementuma za organizacijo dogodka oziroma privolitev posameznika, kadar je ta potrebna.

Snemanje webinarjev

Posamezni webinarji se lahko snemajo zaradi priprave arhiva, internega usposabljanja, omogočanja ogleda registriranim udeležencem po zaključku dogodka ali za druge zakonite namene.

Če se webinar snema, so udeleženci o tem pred začetkom webinarja jasno obveščeni.

Elementum si prizadeva, da se pri objavi posnetkov ne razkrivajo osebni podatki udeležencev, razen kadar ti pri webinarju aktivno sodelujejo ali za to podajo svojo privolitev.

Vprašanja in sodelovanje udeležencev

Udeleženci lahko med webinarjem prostovoljno sodelujejo z zastavljanjem vprašanj, uporabo klepeta, anket ali drugih interaktivnih funkcionalnosti.

Takšni podatki se uporabljajo izključno za izvedbo webinarja, odgovarjanje na vprašanja ter izboljšanje kakovosti izobraževanj.

Hramba podatkov

Osebni podatki, zbrani v zvezi z organizacijo webinarjev, se hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen njihove obdelave oziroma v skladu z veljavno zakonodajo.

Posnetki webinarjev se hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili ustvarjeni, oziroma do njihovega izbrisa ali preklica privolitve, kadar je ta pravna podlaga za obdelavo.

Po zaključku webinarja lahko Elementum udeležencem po elektronski pošti posreduje predstavitev, strokovno gradivo, odgovore na zastavljena vprašanja, povezavo do posnetka webinarja (če je ta na voljo) ali druge vsebine, ki so neposredno povezane z izvedenim webinarjem. Takšna komunikacija se šteje za del izvedbe webinarja in ni neposredno trženje.

11. Organizacija seminarjev in drugih dogodkov

Elementum organizira seminarje, strokovna predavanja, konference, delavnice, predstavitve, poslovna srečanja in druge dogodke (v nadaljevanju skupaj: dogodki), katerih namen je izobraževanje, obveščanje, izmenjava strokovnega znanja ter predstavitev storitev in dejavnosti družbe.

Za namen organizacije in izvedbe dogodkov lahko Elementum obdeluje naslednje osebne podatke: ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko, naziv podjetja oziroma organizacije, delovno mesto ali funkcijo (če je pomembna za organizacijo dogodka), podatke o prijavi, podatke o udeležbi, posebne zahteve udeleženca (npr. glede prehrane ali dostopnosti), kadar jih posameznik prostovoljno posreduje, vprašanja, komentarje ali drugo komunikacijo, povezano z dogodkom, druge podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje.

Osebni podatki se obdelujejo z namenom: organizacije in izvedbe dogodka, potrditve prijave, obveščanja o programu, lokaciji ali morebitnih spremembah, priprave seznamov udeležencev, priprave gradiv, izdaje potrdil o udeležbi oziroma certifikatov, kadar je to predvideno, zagotavljanja nemotenega poteka dogodka, odgovarjanja na vprašanja udeležencev, izvedbe nadaljnje komunikacije, neposredno povezane z dogodkom, izboljševanja kakovosti prihodnjih dogodkov.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe, izvajanje pogodbenega razmerja, zakoniti interes Elementuma za organizacijo dogodkov oziroma privolitev posameznika, kadar je ta potrebna.

Fotografiranje in snemanje dogodkov

Na posameznih seminarjih, konferencah in drugih dogodkih lahko Elementum zaradi dokumentiranja dogodka, obveščanja javnosti, promocije svoje dejavnosti ter priprave izobraževalnih vsebin fotografira ali snema dogodek.

Fotografije in video posnetki se lahko objavijo na spletnih straneh Elementuma, družbenih omrežjih, v e-novicah, predstavitvenih gradivih ali drugih komunikacijskih kanalih družbe.

Elementum si prizadeva, da pri objavi fotografij in posnetkov ne posega nesorazmerno v zasebnost posameznikov. Kadar je posameznik glavni motiv fotografije ali posnetka oziroma kadar tako zahteva veljavna zakonodaja, Elementum pridobi njegovo ustrezno privolitev.

Evidenca udeležbe

Za potrebe organizacije dogodkov lahko Elementum vodi evidenco prijavljenih in prisotnih udeležencev.

Podatki iz evidence udeležbe se uporabljajo izključno za namen organizacije dogodka, izdaje potrdil o udeležbi, zagotavljanja kakovosti izvedbe ter izpolnjevanja morebitnih zakonskih ali pogodbenih obveznosti.

Spremljanje napredka udeležencev

Kadar posamezni izobraževalni program vključuje oceno začetnega stanja, preverjanje znanja, spremljanje napredka ali druge oblike vrednotenja, Elementum obdeluje le tiste podatke, ki so potrebni za izvedbo posameznega programa. Takšni podatki se uporabljajo izključno za namen izvedbe izobraževanja, priprave individualnih priporočil, spremljanja napredka udeleženca ter izboljševanja kakovosti izobraževalnih programov. Rezultati posameznega udeleženca se brez njegove privolitve ne posredujejo tretjim osebam, razen kadar to določa zakon ali je to potrebno za izvedbo programa v sodelovanju z naročnikom.

Komunikacija po zaključku dogodka

Po zaključku seminarja ali drugega dogodka lahko Elementum udeležencem posreduje predstavitve, strokovna gradiva, odgovore na zastavljena vprašanja, povezave do dodatnih vsebin, ankete o zadovoljstvu ali druge informacije, ki so neposredno povezane z izvedenim dogodkom.

Takšna komunikacija se šteje za del izvedbe dogodka in ne predstavlja neposrednega trženja.

Hramba osebnih podatkov

Osebni podatki, zbrani za namen organizacije seminarjev in drugih dogodkov, se hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo dogodka, izpolnitev pogodbenih ali zakonskih obveznosti oziroma za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

13. Nakup in prodaja plemenitih kovin

Elementum v okviru svoje dejavnosti omogoča nakup, prodajo, menjavo, dostavo, prevzem, hrambo ter druge storitve, povezane z naložbenimi plemenitimi kovinami.

Za namen izvajanja teh storitev Elementum obdeluje osebne podatke, ki so potrebni za pripravo ponudb, sklepanje in izvajanje pogodb, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ter zagotavljanje kakovostne in varne izvedbe storitev.

V okviru poslovanja lahko Elementum obdeluje zlasti naslednje osebne podatke: ime in priimek, naslov prebivališča oziroma naslov za dostavo, elektronski naslov, telefonsko številko, davčno številko, kadar je to potrebno, podatke o naročilih, podatke o kupljenih oziroma prodanih plemenitih kovinah, podatke o plačilih, podatke o dostavi oziroma prevzemu, podatke o pogodbenem razmerju, druge podatke, potrebne za izvedbo posamezne storitve.

Osebni podatki se obdelujejo predvsem za naslednje namene: pripravo ponudb, obravnavo povpraševanj, sklepanje in izvajanje pogodb, izvedbo naročil, organizacijo dostave ali osebnega prevzema, izdajo računov in druge poslovne dokumentacije, komunikacijo s strankami, izvajanje garancijskih in poprodajnih storitev, vodenje zakonsko predpisanih evidenc, uveljavljanje oziroma obrambo pravnih zahtevkov, izpolnjevanje drugih pogodbenih in zakonskih obveznosti.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe, izvajanje pogodbenega razmerja, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ter zakoniti interesi Elementuma, kadar so za to izpolnjeni pogoji iz veljavne zakonodaje.

Elementum obdeluje le tiste osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo posamezne storitve oziroma za izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Če posameznik ne zagotovi podatkov, ki so nujni za izvedbo naročila ali izpolnitev zakonskih zahtev, Elementum posamezne storitve morda ne bo mogel izvesti.

Podatki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za izvajanje pogodbenega razmerja, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ter uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov, pri čemer se upoštevajo roki hrambe, določeni z veljavno zakonodajo.

V primerih, ko tako določa zakon, Elementum pred izvedbo posamezne transakcije izvede tudi postopke identifikacije in preverjanja stranke. Več informacij o tej obdelavi je navedenih v poglavju 14. Preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC).

14. Izvajanje ukrepov za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC)

Elementum je kot zavezanec po Zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2) dolžan izvajati ukrepe za preprečevanje pranja denarja, financiranja terorizma ter drugih oblik finančnega kriminala.

Zaradi izpolnjevanja teh zakonskih obveznosti Elementum v primerih, ki jih določa zakon, izvaja postopke identifikacije in preverjanja strank (KYC – Know Your Customer) ter druge ukrepe skrbnega pregleda strank.

Za ta namen lahko Elementum obdeluje zlasti naslednje osebne podatke: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča, državljanstvo, davčno številko, podatke iz osebnega identifikacijskega dokumenta, kopijo ali elektronski zapis identifikacijskega dokumenta, kadar to dopušča zakon, podatke o zakonitem zastopniku ali pooblaščencu, podatke o dejanskem lastniku pravne osebe, podatke o politično izpostavljenih osebah (PEP), kadar je to potrebno, podatke o namenu in naravi poslovnega razmerja, podatke o izvoru sredstev oziroma premoženja, kadar to zahteva zakon, druge podatke, ki jih mora Elementum zbirati na podlagi veljavne zakonodaje.

Osebni podatki se obdelujejo izključno za: identifikacijo in preverjanje istovetnosti stranke, izvajanje ukrepov skrbnega pregleda strank, spremljanje poslovnega razmerja, ocenjevanje tveganja, izpolnjevanje zakonskih obveznosti po ZPPDFT-2, sodelovanje s pristojnimi državnimi organi, kadar to določa zakon.

Pravna podlaga za obdelavo teh osebnih podatkov je izpolnjevanje zakonske obveznosti, ki velja za Elementum kot zavezanca po ZPPDFT-2.

Posredovanje osebnih podatkov, ki jih zahteva zakon, je obvezno. Če posameznik ne zagotovi zahtevanih podatkov ali ne omogoči izvedbe zakonsko predpisanih postopkov identifikacije, Elementum poslovnega razmerja ne more vzpostaviti oziroma posamezne transakcije ne more izvesti.

Osebni podatki, zbrani za namen izvajanja ukrepov preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, se hranijo v rokih, ki jih določa veljavna zakonodaja, po poteku teh rokov pa se izbrišejo ali anonimizirajo, razen če zakon določa drugače.

Elementum zagotavlja, da se osebni podatki, zbrani za namene AML/KYC, uporabljajo izključno za izpolnjevanje zakonskih obveznosti in niso uporabljeni za druge, z njimi nezdružljive namene.

14.1 Preverjanje podatkov

Za namen izvajanja zakonskih obveznosti lahko Elementum podatke, ki jih posreduje stranka, preverja tudi v uradnih evidencah, javnih registrih, registrih politično izpostavljenih oseb, sankcijskih seznamih ter drugih zbirkah podatkov, kadar je takšno preverjanje določeno ali dovoljeno z veljavno zakonodajo.

Izvajanje ukrepov za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma predstavlja zakonsko obveznost Elementuma. Ti postopki niso namenjeni poseganju v zasebnost posameznikov, temveč zagotavljanju varnosti finančnega sistema, preprečevanju zlorab ter zaščiti vseh udeležencev poslovnega razmerja.

15. Piškotki

Spletne strani Elementuma uporabljajo piškotke in druge podobne tehnologije za zagotavljanje pravilnega delovanja spletnih strani, izboljšanje uporabniške izkušnje, zagotavljanje varnosti, analizo uporabe spletnih strani ter, kadar je za to podana ustrezna privolitev, tudi za statistične in marketinške namene.

Piškotek je manjša besedilna datoteka, ki se ob obisku spletne strani shrani na uporabnikovo napravo in omogoča prepoznavanje naprave ob ponovnem obisku ter pravilno delovanje posameznih funkcionalnosti spletnega mesta.

Elementum uporablja le tiste piškotke, ki so potrebni za delovanje spletnih strani, oziroma druge piškotke, za katere je uporabnik podal ustrezno privolitev, kadar to zahteva veljavna zakonodaja.

Piškotke lahko razvrstimo v naslednje skupine:

• Nujno potrebni piškotki, ki omogočajo osnovno delovanje spletnih strani in jih ni mogoče izključiti.

• Funkcionalni piškotki, ki omogočajo shranjevanje uporabniških nastavitev ter izboljšujejo uporabniško izkušnjo.

• Analitični oziroma statistični piškotki, ki pomagajo razumeti uporabo spletnih strani in izboljševati njihovo delovanje.

• Marketinški piškotki, ki omogočajo prikazovanje uporabniku prilagojenih vsebin in oglasov ter merjenje učinkovitosti oglaševalskih aktivnosti.

Ob prvem obisku spletne strani ima uporabnik možnost izbrati, katere vrste piškotkov dovoljuje. Svojo odločitev lahko kadar koli spremeni preko nastavitev piškotkov na spletni strani ali z ustreznimi nastavitvami svojega spletnega brskalnika.

Podrobnejše informacije o posameznih piškotkih, njihovem namenu, ponudnikih, času hrambe ter načinu upravljanja s privolitvami so objavljene v Politiki spletnih piškotkov, ki je dostopna na spletni strani Elementuma.

15.1 Piškotki tretjih oseb

Pri uporabi spletnih strani Elementuma lahko posamezne storitve zagotavljajo tudi pogodbeni partnerji oziroma ponudniki informacijskih rešitev. V takšnih primerih se lahko uporabljajo tudi piškotki tretjih oseb, kadar je to potrebno za delovanje posamezne storitve ali kadar je uporabnik za njihovo uporabo podal ustrezno privolitev.

Takšni ponudniki lahko vključujejo zlasti ponudnike analitičnih storitev, video vsebin, zemljevidov, družbenih omrežij, spletnih seminarjev ali drugih funkcionalnosti, ki izboljšujejo uporabniško izkušnjo spletnih strani.

16. Obdelovalci osebnih podatkov

Elementum lahko posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaupa pogodbenim obdelovalcem osebnih podatkov, ki osebne podatke obdelujejo izključno v imenu in za račun Elementuma ter le v obsegu in za namene, ki jih določa veljavna zakonodaja in sklenjena pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

Elementum pri izbiri obdelovalcev zagotavlja, da ti izpolnjujejo ustrezne organizacijske, tehnične in varnostne zahteve za varstvo osebnih podatkov.

Obdelovalci osebnih podatkov lahko izvajajo zlasti naslednje storitve: vzdrževanje in razvoj informacijskih sistemov, gostovanje spletnih strani in strežniške storitve, storitve računalništva v oblaku, pošiljanje elektronskih sporočil in e-novic, organizacijo webinarjev in drugih spletnih dogodkov, podporo pri izvajanju Elementum Akademije, računovodske in revizijske storitve, pravne storitve, tiskarske in poštne storitve, dostavo pošiljk, plačilne storitve, podporo uporabnikom, analitiko delovanja spletnih strani, druge storitve, potrebne za zakonito in učinkovito poslovanje Elementuma.

Obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati izključno na podlagi dokumentiranih navodil Elementuma in jih ne smejo uporabljati za lastne namene.

Elementum z vsemi pogodbenimi obdelovalci, kadar je to zahtevano z veljavno zakonodajo, sklene ustrezno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, ki določa zlasti: predmet in trajanje obdelave, naravo in namen obdelave, vrste osebnih podatkov, kategorije posameznikov, pravice in obveznosti pogodbenih strank, ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje osebnih podatkov.

Elementum ostaja odgovoren za zakonitost obdelave osebnih podatkov tudi v primerih, ko posamezna opravila v zvezi z obdelavo izvaja pogodbeni obdelovalec.

16.1 Izbor pogodbenih obdelovalcev

Elementum sodeluje le s pogodbenimi obdelovalci, ki zagotavljajo zadostna jamstva za izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za varstvo osebnih podatkov ter zagotavljajo skladnost z zahtevami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in druge veljavne zakonodaje.

Če pogodbeni obdelovalec pri izvajanju storitev uporablja podizvajalce, mora za njihovo vključitev pridobiti ustrezno dovoljenje Elementuma oziroma ravnati skladno s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov in veljavno zakonodajo.

16.2 Omejitev dostopa do osebnih podatkov

Dostop do osebnih podatkov imajo le tisti zaposleni pri Elementumu ter pogodbeni obdelovalci, ki osebne podatke potrebujejo za opravljanje svojih delovnih nalog oziroma pogodbenih obveznosti. Vsak dostop je omejen na najmanjši obseg podatkov, ki je potreben za izvedbo posamezne naloge, skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov (data minimisation).

17. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Elementum osebnih podatkov ne prodaja, ne posoja in jih ne posreduje tretjim osebam za njihove lastne tržne ali druge komercialne namene.

Osebni podatki se tretjim osebam posredujejo le v primerih, ko je to potrebno za izvajanje pogodbenega razmerja, izpolnjevanje zakonskih obveznosti, zaščito zakonitih interesov Elementuma ali kadar posameznik za to poda svojo privolitev.

Elementum lahko osebne podatke posreduje zlasti naslednjim kategorijam tretjih oseb:

• pristojnim državnim organom, kadar to zahtevajo veljavni predpisi ali zakonite zahteve pristojnih organov;

• sodiščem, notarjem, izvršiteljem in drugim nosilcem javnih pooblastil, kadar je to potrebno za uveljavljanje ali varstvo pravic oziroma izpolnjevanje zakonskih obveznosti;

• bankam, ponudnikom plačilnih storitev in drugim finančnim institucijam, kadar je to potrebno za izvedbo plačil ali drugih finančnih transakcij;

• ponudnikom dostavnih in logističnih storitev, kadar je to potrebno za dostavo naročenega blaga ali izvajanje drugih pogodbenih obveznosti;

• poslovnim partnerjem, kadar je njihovo sodelovanje nujno za izvedbo posamezne storitve ali pogodbenega razmerja;

• drugim osebam ali organizacijam, kadar tako določa zakon ali kadar posameznik za to poda svojo privolitev.

Posredovanje osebnih podatkov je vedno omejeno na najmanjši obseg podatkov, ki je potreben za dosego posameznega namena.

Elementum od vseh prejemnikov osebnih podatkov pričakuje, da z njimi ravnajo skladno z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov ter zagotovijo ustrezno raven njihovega varovanja.

17.1 Posredovanje med družbama Elementum d.o.o. in Elementum-AG d.o.o.

Kadar je to potrebno za izvajanje pogodbenega razmerja, organizacijo poslovanja, izvajanje storitev ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti, se lahko osebni podatki posredujejo med družbama Elementum d.o.o. in Elementum-AG d.o.o.

Takšno posredovanje poteka izključno v obsegu, ki je potreben za dosego zakonitega namena obdelave, ob zagotavljanju ustreznih organizacijskih in tehničnih ukrepov za varstvo osebnih podatkov ter v skladu z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in druge veljavne zakonodaje.

17.2 Posredovanje na podlagi zakona

Elementum lahko osebne podatke brez privolitve posameznika posreduje pristojnim organom oziroma drugim upravičenim prejemnikom, kadar takšno posredovanje zahteva ali dovoljuje zakon, sodna odločba ali druga zavezujoča odločitev pristojnega organa.

Elementum osebne podatke vedno posreduje premišljeno in odgovorno ter le v primerih, ko za to obstaja ustrezna pravna podlaga. Pri vsakem posredovanju zagotavlja, da se razkrije le najmanjši obseg osebnih podatkov, ki je nujno potreben za dosego zakonitega namena, skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov.

18. Prenosi osebnih podatkov v tretje države

Elementum si prizadeva, da se osebni podatki praviloma obdelujejo na območju Republike Slovenije oziroma držav članic Evropske unije (EU) ali Evropskega gospodarskega prostora (EGP), kjer za obdelavo osebnih podatkov veljajo enotni standardi varstva, določeni s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR).

V določenih primerih lahko zaradi uporabe informacijskih rešitev, storitev računalništva v oblaku ali drugih storitev pogodbenih partnerjev pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države oziroma do dostopa do osebnih podatkov iz tretjih držav.

V takšnih primerih Elementum zagotavlja, da se osebni podatki prenašajo le, kadar je izpolnjen eden od pogojev, določenih v Poglavju V Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), zlasti kadar:

• je Evropska komisija za posamezno tretjo državo sprejela sklep o ustrezni ravni varstva osebnih podatkov;

• se uporabljajo standardne pogodbene klavzule, ki jih je sprejela Evropska komisija;

• se uporabljajo drugi ustrezni zaščitni ukrepi, določeni z veljavno zakonodajo;

• ali kadar je prenos dovoljen na podlagi ene od izjem, ki jih določa GDPR.

Elementum pred izbiro pogodbenih partnerjev presodi, ali zagotavljajo ustrezno raven varstva osebnih podatkov, ter sprejme razumne organizacijske in tehnične ukrepe za zmanjšanje tveganj pri mednarodnih prenosih osebnih podatkov.

Posameznik lahko od Elementuma kadar koli zahteva dodatne informacije o morebitnih prenosih osebnih podatkov v tretje države ter o zaščitnih ukrepih, ki se uporabljajo pri takšnih prenosih.

18.1 Uporaba ponudnikov informacijskih storitev

Elementum lahko pri svojem poslovanju uporablja storitve ponudnikov informacijskih rešitev, elektronske pošte, spletnih konferenc, računalništva v oblaku, gostovanja spletnih strani ali drugih digitalnih storitev, katerih strežniki oziroma podporne storitve se lahko nahajajo tudi zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora.

V takšnih primerih Elementum zagotavlja, da se osebni podatki obdelujejo v skladu z zahtevami GDPR ter da so z izbranimi ponudniki vzpostavljeni ustrezni pogodbeni in organizacijski ukrepi za varstvo osebnih podatkov.

Elementum redno spremlja spremembe zakonodaje in sodne prakse na področju mednarodnih prenosov osebnih podatkov ter po potrebi prilagodi svoje postopke, da zagotovi zakonito, varno in pregledno obdelavo osebnih podatkov.

19. Rok hrambe osebnih podatkov

Elementum osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot to določajo veljavni predpisi Republike Slovenije ali Evropske unije.

Po poteku obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo, razen če zakon določa drugače ali če obstaja druga ustrezna pravna podlaga za njihovo nadaljnjo obdelavo.

Če se za isto vrsto osebnih podatkov uporablja več različnih rokov hrambe, Elementum uporabi tisti rok, ki ga določa zakon oziroma je glede na namen obdelave najdaljši.

Okvirni roki hrambe

Navedeni roki predstavljajo splošna obdobja hrambe. Če veljavna zakonodaja za posamezne vrste osebnih podatkov določa daljše ali krajše obdobje hrambe, se uporabljajo roki, določeni z zakonodajo.

Če poteka sodni, upravni ali drug uradni postopek oziroma obstaja možnost uveljavljanja ali obrambe pravnih zahtevkov, lahko Elementum osebne podatke hrani tudi po poteku navedenih rokov, vendar le do pravnomočnega zaključka postopka oziroma do izteka zastaralnih rokov.

Elementum redno preverja osebne podatke, ki jih hrani, ter zagotavlja, da se po poteku obdobja hrambe osebni podatki varno izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo v skladu z internimi postopki ter veljavno zakonodajo.

20. Varnost osebnih podatkov

Elementum zagotavlja ustrezno raven varstva osebnih podatkov ter izvaja tehnične, organizacijske in druge varnostne ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega dostopa, razkritja, spremembe, izgube, uničenja ali druge nedovoljene obdelave osebnih podatkov.

Pri določanju in izvajanju varnostnih ukrepov Elementum upošteva naravo, obseg, okoliščine in namene obdelave osebnih podatkov ter tveganja za pravice in svoboščine posameznikov. Varnostne ukrepe redno pregleduje, ocenjuje in po potrebi posodablja, da zagotavlja njihovo učinkovitost ter skladnost z veljavno zakonodajo in razvojem tehnologije.

Med drugim Elementum izvaja naslednje ukrepe:

• omejuje dostop do osebnih podatkov le na zaposlene in druge pooblaščene osebe, ki podatke potrebujejo za opravljanje svojih delovnih oziroma pogodbenih nalog;

• zagotavlja, da so vse osebe, ki obdelujejo osebne podatke, zavezane k varovanju njihove zaupnosti;

• uporablja ustrezne organizacijske in tehnične ukrepe za zaščito informacijskih sistemov, komunikacijskih poti in podatkovnih zbirk;

• skrbi za varnostno kopiranje podatkov, kjer je to potrebno za zagotavljanje razpoložljivosti in neprekinjenega poslovanja;

• izvaja ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega dostopa, zlorab, izgube ali poškodovanja osebnih podatkov;

• sodeluje le s pogodbenimi obdelovalci, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva osebnih podatkov.

Elementum redno ozavešča zaposlene o pomenu varstva osebnih podatkov ter skrbi za izvajanje internih pravil in postopkov na področju informacijske varnosti in varstva osebnih podatkov.

Če bi kljub sprejetim varnostnim ukrepom prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, Elementum ravna v skladu z veljavno zakonodajo. Kadar je to potrebno, brez nepotrebnega odlašanja izvede ustrezne ukrepe za omejitev posledic kršitve ter o njej obvesti pristojni nadzorni organ in posameznike, če to zahtevajo predpisi.

Varovanje osebnih podatkov za Elementum ni zgolj zakonska obveznost, temveč pomemben del odgovornega poslovanja in dolgoročnega zaupanja, ki ga gradimo s svojimi strankami, poslovnimi partnerji in drugimi posamezniki. Zato si prizadevamo zagotavljati visoko raven varnosti osebnih podatkov skozi celoten življenjski cikel njihove obdelave.

21. Pravice posameznika

Elementum spoštuje pravice posameznikov glede varstva njihovih osebnih podatkov in jim omogoča učinkovito uveljavljanje pravic, ki jih zagotavlja Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) ter druga veljavna zakonodaja.

Posameznik lahko, pod pogoji in v obsegu, ki ga določa veljavna zakonodaja, uveljavlja naslednje pravice:

Pravica do dostopa

Posameznik ima pravico pridobiti potrditev, ali Elementum obdeluje njegove osebne podatke, ter dostop do teh podatkov in informacij o njihovi obdelavi.

Pravica do popravka

Posameznik ima pravico zahtevati popravek netočnih osebnih podatkov oziroma dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov.

Pravica do izbrisa

Posameznik ima pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov, kadar so za to izpolnjeni pogoji, določeni z veljavno zakonodajo.

Pravica do omejitve obdelave

Posameznik lahko zahteva omejitev obdelave svojih osebnih podatkov v primerih, določenih z GDPR.

Pravica do prenosljivosti podatkov

Kadar obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, ima posameznik pravico zahtevati, da prejme svoje osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki oziroma da se, kadar je to tehnično izvedljivo, prenesejo drugemu upravljavcu.

Pravica do ugovora

Posameznik lahko kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, kadar ta temelji na zakonitem interesu Elementuma. V takem primeru bo Elementum prenehal z obdelavo osebnih podatkov, razen če izkaže nujne zakonite razloge za nadaljnjo obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, ali če je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Pravica do ugovora neposrednemu trženju

Če Elementum osebne podatke uporablja za namene neposrednega trženja, ima posameznik pravico kadar koli ugovarjati takšni obdelavi. Po prejemu ugovora Elementum osebnih podatkov za ta namen ne bo več obdeloval.

Pravica do preklica privolitve

Kadar obdelava osebnih podatkov temelji na privolitvi posameznika, lahko posameznik svojo privolitev kadar koli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, izvedene pred njenim preklicem.

Uveljavljanje pravic

Posameznik lahko zahtevo za uveljavljanje svojih pravic pošlje:

• po elektronski pošti na naslov [email protected], ali

• pisno na naslov:

  • Elementum d.o.o., Poslovna cona A 35, 4208 Šenčur, ali

  • Elementum-Ag d.o.o., Poslovna cona A 35, 4208 Šenčur.

Za zagotovitev varnosti osebnih podatkov in zanesljive identifikacije vlagatelja lahko Elementum pred obravnavo zahteve zahteva dodatne informacije oziroma dokazilo o identiteti, kadar je to potrebno.

Elementum bo zahtevo obravnaval brez nepotrebnega odlašanja ter nanjo odgovoril najpozneje v enem mesecu od njenega prejema. V primeru zahtevnejših zahtev ali večjega števila zahtev se lahko rok za odgovor podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik pravočasno obveščen skupaj z razlogi za podaljšanje.

Uveljavljanje pravic je praviloma brezplačno. Če so zahteve posameznika očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko Elementum skladno z veljavno zakonodajo zaračuna razumno pristojbino ali zahtevo zavrne.

Če posameznik meni, da Elementum njegovih pravic ni ustrezno obravnaval ali da obdelava njegovih osebnih podatkov ni skladna z veljavno zakonodajo, ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu. Več informacij je navedenih v naslednjem poglavju.

23. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Elementum si prizadeva vse zahteve, vprašanja in morebitne pomisleke posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov obravnavati strokovno, pravočasno in v skladu z veljavno zakonodajo.

Če posameznik meni, da Elementum njegove osebne podatke obdeluje v nasprotju z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) ali druge veljavne zakonodaje oziroma da se na njegovo zahtevo za uveljavljanje pravic ni ustrezno odzval, ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

Pristojni nadzorni organ v Republiki Sloveniji je:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana

E-pošta: [email protected]
Spletna stran: www.ip-rs.si

Vložitev pritožbe pri nadzornem organu ne posega v pravico posameznika do uveljavljanja drugih pravnih sredstev, ki mu pripadajo v skladu z veljavno zakonodajo.

Elementum spodbuja odprto komunikacijo s posamezniki in si prizadeva morebitna vprašanja ali nesoglasja glede obdelave osebnih podatkov rešiti hitro, strokovno in v skladu z veljavno zakonodajo. Navedeno ne omejuje pravice posameznika, da kadar koli vloži pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

24. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Elementum osebnih podatkov ne uporablja za sprejemanje odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi osebnih podatkov, vključno z oblikovanjem profilov, kadar bi takšne odločitve imele pravne učinke za posameznika ali bi nanj podobno pomembno vplivale.

Prav tako Elementum ne izvaja profiliranja posameznikov za namene sprejemanja avtomatiziranih odločitev o sklepanju ali izvajanju pogodbenih razmerij, določanju pravic ali obveznosti posameznikov ali drugih odločitev, ki bi bistveno vplivale na njihov pravni ali dejanski položaj.

Če bi Elementum v prihodnje uvedel postopke avtomatiziranega odločanja ali profiliranja, ki bi sodili na področje uporabe 22. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), bo posameznike o tem predhodno jasno in pregledno obvestil ter jim zagotovil vse pravice, ki jih določa veljavna zakonodaja, zlasti:

• pravico do človeškega posredovanja pri sprejemanju odločitve,

• pravico do izražanja svojega stališča,

• pravico do izpodbijanja sprejete odločitve,

• ter druge pravice, določene z GDPR.

Elementum lahko za izboljševanje svojih storitev uporablja agregirane, anonimizirane ali statistične podatke, pri čemer takšna obdelava ne omogoča sprejemanja avtomatiziranih odločitev o posameznikih in ne posega v njihove pravice ali svoboščine.

25. Spremembe Politike zasebnosti

Elementum si pridržuje pravico, da to Politiko zasebnosti kadar koli spremeni ali dopolni, kadar je to potrebno zaradi sprememb veljavne zakonodaje, odločitev pristojnih nadzornih organov, razvoja sodne prakse, sprememb naših storitev, poslovnih procesov, informacijskih rešitev ali drugih upravičenih razlogov.

Vsaka posodobljena različica Politike zasebnosti začne veljati z dnem objave, razen če je pri posamezni spremembi določeno drugače.

Veljavna različica Politike zasebnosti je vedno objavljena na spletnih straneh Elementuma, kjer je posameznikom stalno dostopna.

Če bodo spremembe bistveno vplivale na način obdelave osebnih podatkov ali na pravice in obveznosti posameznikov, bo Elementum posameznike o tem obvestil na primeren in učinkovit način, kadar to zahteva veljavna zakonodaja.

Posameznikom priporočamo, da občasno preverijo veljavno različico Politike zasebnosti, da se seznanijo z morebitnimi spremembami in dopolnitvami.

Datum zadnje posodobitve: 01.07.2026